Høsten 2023 vant GMC Yard AS en rammekontrakt med Marinen på logistikkskipet KNM Maud. Avropet for 2023 bestod i å sette fartøyet i dokk og utføre arbeid i og rundt undervannskrog. Omfanget er relativt stort for GMC Yard og det innebærer arbeid for ca 200 arbeidere ombord på fartøyet i ulike skift ordninger, både for fast ansatte og innleide, i mange forskjellig fagdisipliner. Rammekontrakten er utformet slik at det krever full kontroll på alle utførte arbeidstimer til enhver tid.
I tidligere prosjekter ble prosessene rundt oppfølging og allokering av timer håndtert delvis manuelt.
Ruth Espedal (controller) og Carsten Jensen(verftsleder) ved GMC Yard As.
Per Ingolf Jøssang, CEO i GMC Yard AS, forteller: “På dette prosjektet så vi raskt at vi hadde behov for en moderne og effektivt digital løsning for å holde kontroll på timefangst og den videre prosesseringen av timene, og vi måtte ha dette på plass raskt!”. Det var i overkant av 6 uker fra kontraktstildeling til KNM Maud skulle ankomme verftet på Hundvåg.
GMC tok kontakt med Infotronics, og man fant fort ut at det var god match mellom behovene hos GMC og InfoTrack - Infotronics sin løsning for mantracking. De nødvendige strukturene for personell, stemplinger og terminaler fantes allerede i InfoTrack. Infotronics kunne også levere terminalene som brukes til avlesning av adgangskort ved start og slutt på arbeidsdagen for personellet. Det som gjenstod var en modul for fordeling av timene som den enkelte formann eller disiplinleder gjør hver dag for sine ansatte, og integrasjonen med økonomisystemet for videre prosessering. Denne modulen inkludert integrasjonen ble utviklet i tett samarbeid med GMC Yard i den korte prosjektperioden. Det ble gjennomført opplæring av formenn og ledere, og hele løsningen var i produksjon samme helg som KNM Maud ankom GMC Yard på Hundvåg.
Hver dag håndteres og fordeles alle timer fra innstemplinger for personellet. Timene overføres deretter direkte til ERP systemet for rapportering og fakturering, Ruth Espedal, prosjektkontroller hos GMC Yard: “Jeg anslår at vi sparer halvparten av tiden vi brukte tidligere med den nye digitale løsningen, det går enklere og raskere å legge inn og godkjenne timer for brukeren. Jeg har også merket en reduksjon i feil i timeregistreringen basert på tilbakemeldinger fra leverandørene”.
Det er allerede diskutert mulige utvidelser og med permanent bruk av InfoTrack hos GMC Yard samt at GMC ser om systemet kan brukes på andre lokasjoner.
Systemet har støtte for oppsett av adgangs- og tilgangsstyring integrert med eksisterende adgangskontroll. Ansattkort kan også produseres direkte fra løsningen. Etter hvert ønsker man å gi den enkelte arbeider bedre kontroll på sine timer, og muligheten til selv å fordele timer på prosjekter og kategorier. En annen mulighet er at systemet benyttes til styring av utstyr som krever spesiell kompetanse, slik at kun operatører med riktig kompetanse vil kunne betjene utstyret.
“Samarbeidet med Infotronics så langt har vært over all forventning og vi har fått en helt annen hverdag og kontroll på timeforbruket på dette prosjektet” avslutter Jøsang og Espedal. “Vi ser frem til å se på hvilke muligheter disse løsningene kan gi oss videre”.
Er du interessert i å vite mer om hvordan Infotronics sine løsninger kan effektivisere drift og prosjektoppfølging hos deg? Ta kontakt for en uforpliktende prat!